Новости бухгалтерии

Контролируем бухгалтера без знания бухучета: инструкция руководителям и собственникам компаний

Большая часть директоров и владельцев компаний не разбираются в бухгалтерии – это не их дело, на то есть бухгалтер, но тут и скрываются существенные проблемы. Если сотрудники бухгалтерии недостаточно профессиональны или не добросовестны, то узнать об этом придётся с помощью налоговиков, когда после проверки появятся большие штрафы, добавочные начисления и пени. Реальна даже блокировка счетов компании, что полностью останавливает работу.

Для того, чтобы долги перед государством, неподанные декларации, отсутствие первичной документации и прочие последствия ошибок, халатности бухгалтерии не стали «сюрпризом», необходимо контролировать бухгалтера. Делать это лучше постоянно.

Мы создали универсальную инструкцию для руководителей компаний, пошаговое описание поможет узнать профессионализм бухгалтера и проверить качество работы бухгалтерии. Знания бухучета для пользования этой инструкцией не требуется.

Проверяем работу бухгалтера

Для контроля бухгалтерии следуйте этой пошаговой инструкции:

Шаг 1. Получение доступа к базе бухучета и запуск экспресс-проверки.

Чаще всего бухучёт ведут в 1С:Бухгалтерия, (в редакции 2.0 для предприятия сейчас это версия 2.0.67.26). Интерфейс программы интуитивно понятен и непрофессионалу, несмотря на разные версии, необходимые нам вкладки выглядят примерно одинаково.

Нужно открыть базу учёта и запустить проверку. Чтобы сделать это — нужно выбрать в меню «Отчеты», строку «Экспресс-проверка».

Затем выберите временной отрезок, за который хотите получить отчёт, например, 2021 г., теперь жмём «Выполнить проверку».

При наличии ошибок система выводит данные о них. Ошибки учёта могут способствовать неправильному начислению налогов, поэтому вполне вероятны пени и штрафы.

Отчёт об ошибках обычно таков:

Важно! Если бухгалтер откажется показывать базу и под различными предлогами уклоняется от ее проверки — это опасно! Такое поведение 100% признак того, что учёт ведётся некорректно. В этом случае первая же проверка налоговиков может найти нарушения. Также проблемы с учётом помешают нормально передать дела другому бухгалтеру, понадобится восстановить учёт. При этом закон предусматривает возможность налоговой проверки бухгалтерской базы. Поэтому важно регулярно контролировать работу бухгалтера, чтобы избежать таких неожиданностей.

Проверяем своевременную подачу полной бухгалтерской отчётности.

Шаг 2. Проверяем наличие деклараций с подтверждением сдачи в установленный законом срок.

Чаще всего отчётность сдаётся в электронном виде и подтверждением этого считается квитанция от ФНС. Отчётность и квитанции хранятся в электронном архиве, поэтому несложно найти эти документы.

В квитанции о приеме отчётности есть важные графы, требующие внимания: НДС и дата сдачи/приемки.

Проверяем главбуха на отслеживание недоимок

Шаг 3. Проверка расчетов с бюджетными органами.

Чтобы это сделать, нужно поручить бухгалтеру взять в ИФНС справку о состоянии расчётов с бюджетными органами по настоящее время, это делается в электронном виде, в таком же виде справка и будет получена. Она выдаётся в трёхдневный срок. В справке указываются штрафы, недоимки и пени (если есть), переплаты по налогам. Получив справку, нужно попросить бухгалтера объяснить указанные суммы, а также несоответствия справки данным учёта (если есть).

Проверка первичных документов

Шаг 4. Проверка наличия документации о взаимодействии с крупнейшими контрагентами.

Правильное ведение первички очень важно, т.к. ее в первую очередь проверяют налоговики.

Нужно убедиться, что есть оригиналы: накладных, актов сдачи/приемки работ, счетов-фактур и т.п. Такие документы должны быть оформлены надлежащим образом и подписаны сторонами договора. В идеале они также хранятся и в электронном виде (сканы), т.к. тогда с ними проще работать. Архив первичной документации должен вестись в строгом порядке. Если налоговая пришлёт запрос об истребовании этих документов – они должны быть представлены в кратчайшие сроки.

Важно! Лучше дополнительно проверить правильность оформления отношений с главными контрагентами, чтобы они соответствовали актуальным требованиям ФНС.

Проверка бухгалтерии по декларациям

Шаг. 5. Экспресс-проверка отчётности по налогам.

Мы предлагаем для руководителей экспресс-метод проверки отчётности, сдаваемой главным бухгалтером, это нечто вроде удобного чек-листа для контроля главбуха. Данная несложная методика может выявить уязвимые места в отчётности, которые в первую очередь ищут проверяющие. Чтобы заметить существенные ошибки и несоответствия совсем не нужно иметь большие познания в бухгалтерии.

  1. Сравниваем годовой доход из деклараций по НДС и прибыли, также и Отчёта о финансовых результатах.

Это делается так:

Берутся декларации по НДС с 1-го по 4-й квартал. Затем в 3 разделе декларации нужно сложить общий доход.

Посмотрите доход в декларации по налогу на прибыль в листе 2.

Теперь проверяем выручку в отчёте о финансовых результатах.

При наличии расхождений попросите разъяснений у бухгалтера, иначе ИФНС это обязательно сделает в своё время.

2. Потом необходимо сравнить сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и аналогичный показатель в Отчёте о финансовых результатах постатейно.

Чтобы это сделать нужно в декларации по налогу на прибыль смотреть Приложение No2 к Листу 02, здесь есть все расходы, учтенные в налоговой документации. В Отчет о финансовых результатах вносятся все расходы, зафиксированные в бухучёте. При наличии расхождений в суммах расходов, от бухгалтера требуется объяснить их причины.

3. Проверяем, наличие/отсутствие убытка в декларации по прибыли.

Если есть убыток, то это повод для соответствующей комиссии ИФНС потребовать объяснений. Попросите бухгалтера просчитать варианты удаления убытка из документов или убедительно обосновать его возникновение.

В случае когда в декларации по прибыли присутствует убыток за несколько налоговых периодов, есть риск проверок ФНС.

4. Подсчёт доли вычета из НДС.

Для расчетов в 3-м разделе декларации возьмём общую сумму НДС и сумму, подлежащую вычету. Далее: доля вычета=общей сумме вычетов/общая сумма налога×100%. Это нужно сравнить с безопасной долей вычетов из НДС (по региону). Если разница существенна — спросите бухгалтера, может ли он привести эти значения к безопасным средним. Большое отклонение от установленной доли вычета привлекает излишнее внимание налоговиков и, естественно, проверки.

Заказать аудит

Юрий Трикачев: «Пандемия помогла осознать ценность аутсорсинга»

Кризис пандемии всё больше вынуждает руководителей компаний задуматься о том, как минимизировать риски.

При появлении короновируса, многие компании начали нуждаться в оперативном преобразовании бизнес-процессов, сокращении расходов, а кому-то, например, производителям средств индивидуальной защиты и кислорода, требовалось наращивать мощности.

К бизнесменам пришло понимание, что нужно выстроить высокую организацию работы компании, которая могла бы работать в любых условиях. Это включает максимальную системность и прозрачность таких процессов как бухгалтерский и кадровый учет, и при всем этом сократить расходы. Такие задачи начали ставить перед собой собственники бизнеса. Эффективный механизм для их решения – аутсорсинг.

Почему аутсорсинг вообще выгоднее для руководителя компании, чем организация всех рабочих процессов внутри своего штата.

Тут стоит начать с того, что покоится в ядре философии аутсорсинга. Аутсорсинг – это инструмент, который позволяет предпринимателям заниматься только своей основной деятельностью, не отвлекаясь на помогающие бэк-офисные задачи. Каждый должен заниматься исключительно тем, что умеет делать хорошо и это как раз про аутсорсинг.

Если перейти в практическую плоскость, то одно из главных преимуществ – это экономия. Аутсорсинг помогает снизить расходы компании за счёт сокращения внутреннего штата, уменьшения затрат на обслуживание офисных площадей и материальное обеспечение (не нужно тратиться на оборудование, канцелярские товары, услуги связи и др.) Расходы снижаются на 25-30%, при этом качество работы растет за счет опыта и квалификации аутсорсеров. Руководитель организации в онлайн-режиме могут видеть доходы и расходы организации, оценивать общие активы, KPI сотрудников. Это позволяет в короткие сроки дать оценку результатам работы и сделать разделение ресурсов, не допуская нецелевого использования финансов, а также вести качественный экономический анализ текущей деятельности.

В основном аутсорсинг выгоден для малого и среднего бизнеса, потому что стоимость услуг всегда ниже совокупных затрат на выполнение тех же задач, но силами своего штата. При этом не нужно тревожиться, что сотрудники уйдут в отпуск или на больничный, а сам работодатель экономит до 40% суммы, которую составляют налоговые и страховые отчисления государству. Получается, что по цене, меньшей чем стоимость одного штатного работника, компания получает доступ сразу к целому штату профессионалов в своей области. Конфиденциальность, качество и непрерывность услуг обеспечены договорными отношениями. За компанией-клиентом закрепляется один или несколько специалистов, которые трудятся удаленно, а у руководителя появляется больше времени сосредоточиться на стратегии и развитии основного вида деятельности своей компании.

Преимущества аутсорсинговых решений в других странах уже давно успели оценить по достоинству. В США с XIX века работают консультанты, чтобы помогать новым фирмам с юридическими вопросами и ведением налогового и финансового учета. Сегодня такую схему работы используют 80-95% компаний разных бизнес-сегментов в Европе и Америке. За последние 20 лет их расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов. Россия занимает 25-е место в рейтингах по использованию сторонних сервисов, у нас это направление начало активно набирать обороты только последние несколько лет. В нашей стране темп роста выручки участников рынка аутсорсинга бизнес-процессов в прошлом году составил 12%, а её объём превысил 100 млрд рублей.  Стоит отметить, что в Москве ситуация отличается от регионов. Процент компаний, использующих аутсорсинг в столице, – порядка 40. Ещё 30% задумываются о переходе на аутсорсинг.

Насколько целесообразно менять привычные модели работы и задумываться о переходе на аутсорсинг, когда ситуация на рынке такая нестабильная!

На протяжении всего срока жизни компании, при общении с клиентами нашей большой задачей было донести до собственника бизнеса, ценность аутсорсинга и лишь потом только стоило заводить речь о наших услугах. Но в жизнь бизнеса ворвался короновирус и все компании без исключения столкнулись с проблемами. И начали понимать ценность аутсорсинга бизнес-процессов, те которые не были готовы перейти на удаленную работу, максимально быстро – понесли значительные убытки и даже банкротство.

Пандемия запустила волну спроса на внедрение инновационных технологичных решений, роботизацию и автоматизацию, а непрерывность бизнес-процессов и экономическая эффективность вышли на первый план даже для микробизнеса. Это, собственно, и есть основные преимущества, которые изначально заложены в аутсорсинг: технологично, удаленно, выгодно. Как итог – качественный и непрерывный сервис, работающий эффективно в любых условиях.

Еще один пример эффективности аутсорсинга для бизнеса – обслуживание быстро растущих в кризис компаний. Если предприниматель столкнулся с резким подъемом спроса на свои услуги или товары, то неминуемо он должен будет решать и задачи, связанные с увеличением нагрузки на внутренние процессы. В таких ситуациях аутсорсинг всегда придет на помощь и поддержит рост и развитие бизнеса клиента, так как имеет заранее большее ресурсы, чем мог бы позволить себе предприниматель. Меняться к лучшему никогда не поздно. Сейчас самое время задуматься насколько эффективно у вас организован бизнес. 

Что стоит отдавать на аутсорсинг, а что нет!

Сейчас на рынке можно найти аутсорсинговые решения практически в любом направлении – финансы, кадры, юриспруденция, логистика, IT и многие другие. Для получения максимального эффекта от внедрения механизмов аутсорсинга каждому предпринимателю необходимо определить и разграничить внутренние процессы компании на основные и непрофильные. Непрофильные процессы нужно максимально переводить на аутсорсинг, это проверенная годами международная практика. Для каждой компании поиск оптимального решения может быть совершенно индивидуальным, но в России, например, чаще всего на аутсорсинг отдают бухгалтерию. На втором месте – IT сервисы.

Как правильно выбрать поставщика аутсорсинговых услуг.

Сегодня рынок переполнен консалтинговыми и аутсорсинговыми провайдерами, начиная от небольших региональных компаний и, заканчивая гигантами с 20+ лет опытом работы в РФ и за рубежом, а всего на рынке в нашей стране присутствует более 100000 компаний, которые предоставляют подобные услуги. Если еще добавить приходящих бухгалтеров, фрилансеров и независимых консультантов, то потеряться в этом обилии предложений и, как результат, выбрать неоптимальную или некачественную услугу, достаточно легко.

По нашему опыту, многие владельцы малого и среднего бизнеса в принципе не обращаются к провайдерам услуг, а находят фрилансеров и удаленных сотрудников. Что несет за собой большие проблемы. А все, потому что они ошибочно думают, что услуги компании им могут быть не по карману. Именно из-за подобного ошибочного предубеждения 45% российских компаний пользуются услугами приходящих бухгалтеров и юристов-фрилансеров. Несомненно, из-за этого страдает качество внутренних бизнес-процессов компаний и далеко не всегда это обходится дешевле, чем услуги профессионального аутсорсера.

Самый эффективный способ, сравнить пакет предложения, цену и конечно же изучить отзывы от реальных клиентов компании.

Форс-мажоры и непредвиденные ситуации при работе с аутсорсирами.

Никто не идеален, поэтому в первую очередь, важна четкость и прозрачность договорных отношений. Внимательно изучите договор с компанией, пропишите зоны ответственности и сроки оказания услуг. Профессиональный аутсорсер берет на себя финансовую ответственность за штрафы от фискальных органов.

Если профессиональная деятельность компании застрахована, то оплатить материальный ущерб не составит труда. Если же ошибается штатный бухгалтер, то затраты несет Ваша компания.

Обратите внимание, что большинство крупных игроков рынка аутсорсинга внедряют систему контроля и управления качеством предоставляемых услуг.

И, наконец, основной ресурс сервисной компании – это люди. Аутсорсер постоянно инвестирует в ключевых сотрудников, повышает их квалификацию для соответствия требованиям рынка. Убедитесь, что сотрудники аутсорсинговой компании обладают достаточным опытом для работы именно на вашем проекте, познакомьтесь с командой лично до заключения договорных отношений. Поэтому ошибаются все, но за ошибки своих сотрудников вы платите из своего кармана, а за ошибки аутсорсинга платит компания провайдера.

Аутсорсинг бизнес-процессов в числе наиболее перспективных ниш российской экономики. Я как руководитель одной из крупных аутсорсинговых компаний в Екатеринбурге уверен, что он будет активно развиваться вне зависимости от сроков окончания пандемии. По опыту могу лишь сказать, оценив достоинства аутсорсинга хотя-бы раз, компании просто не захотят возвращаться к своему прошлому, во многом, устаревшему опыту.

Экспресс-аудит бесплатно
Имя
Телефон
оставить заявку

Только при заказе аудита до 10 ноября
мы проверим бухучет Вашей компании бесплатно!