Новости бухгалтерии

Юрий Трикачев: «Пандемия помогла осознать ценность аутсорсинга»

Кризис пандемии всё больше вынуждает руководителей компаний задуматься о том, как минимизировать риски.

При появлении короновируса, многие компании начали нуждаться в оперативном преобразовании бизнес-процессов, сокращении расходов, а кому-то, например, производителям средств индивидуальной защиты и кислорода, требовалось наращивать мощности.

К бизнесменам пришло понимание, что нужно выстроить высокую организацию работы компании, которая могла бы работать в любых условиях. Это включает максимальную системность и прозрачность таких процессов как бухгалтерский и кадровый учет, и при всем этом сократить расходы. Такие задачи начали ставить перед собой собственники бизнеса. Эффективный механизм для их решения – аутсорсинг.

Почему аутсорсинг вообще выгоднее для руководителя компании, чем организация всех рабочих процессов внутри своего штата.

Тут стоит начать с того, что покоится в ядре философии аутсорсинга. Аутсорсинг – это инструмент, который позволяет предпринимателям заниматься только своей основной деятельностью, не отвлекаясь на помогающие бэк-офисные задачи. Каждый должен заниматься исключительно тем, что умеет делать хорошо и это как раз про аутсорсинг.

Если перейти в практическую плоскость, то одно из главных преимуществ – это экономия. Аутсорсинг помогает снизить расходы компании за счёт сокращения внутреннего штата, уменьшения затрат на обслуживание офисных площадей и материальное обеспечение (не нужно тратиться на оборудование, канцелярские товары, услуги связи и др.) Расходы снижаются на 25-30%, при этом качество работы растет за счет опыта и квалификации аутсорсеров. Руководитель организации в онлайн-режиме могут видеть доходы и расходы организации, оценивать общие активы, KPI сотрудников. Это позволяет в короткие сроки дать оценку результатам работы и сделать разделение ресурсов, не допуская нецелевого использования финансов, а также вести качественный экономический анализ текущей деятельности.

В основном аутсорсинг выгоден для малого и среднего бизнеса, потому что стоимость услуг всегда ниже совокупных затрат на выполнение тех же задач, но силами своего штата. При этом не нужно тревожиться, что сотрудники уйдут в отпуск или на больничный, а сам работодатель экономит до 40% суммы, которую составляют налоговые и страховые отчисления государству. Получается, что по цене, меньшей чем стоимость одного штатного работника, компания получает доступ сразу к целому штату профессионалов в своей области. Конфиденциальность, качество и непрерывность услуг обеспечены договорными отношениями. За компанией-клиентом закрепляется один или несколько специалистов, которые трудятся удаленно, а у руководителя появляется больше времени сосредоточиться на стратегии и развитии основного вида деятельности своей компании.

Преимущества аутсорсинговых решений в других странах уже давно успели оценить по достоинству. В США с XIX века работают консультанты, чтобы помогать новым фирмам с юридическими вопросами и ведением налогового и финансового учета. Сегодня такую схему работы используют 80-95% компаний разных бизнес-сегментов в Европе и Америке. За последние 20 лет их расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов. Россия занимает 25-е место в рейтингах по использованию сторонних сервисов, у нас это направление начало активно набирать обороты только последние несколько лет. В нашей стране темп роста выручки участников рынка аутсорсинга бизнес-процессов в прошлом году составил 12%, а её объём превысил 100 млрд рублей.  Стоит отметить, что в Москве ситуация отличается от регионов. Процент компаний, использующих аутсорсинг в столице, — порядка 40. Ещё 30% задумываются о переходе на аутсорсинг.

Насколько целесообразно менять привычные модели работы и задумываться о переходе на аутсорсинг, когда ситуация на рынке такая нестабильная!

На протяжении всего срока жизни компании, при общении с клиентами нашей большой задачей было донести до собственника бизнеса, ценность аутсорсинга и лишь потом только стоило заводить речь о наших услугах. Но в жизнь бизнеса ворвался короновирус и все компании без исключения столкнулись с проблемами. И начали понимать ценность аутсорсинга бизнес-процессов, те которые не были готовы перейти на удаленную работу, максимально быстро – понесли значительные убытки и даже банкротство.

Пандемия запустила волну спроса на внедрение инновационных технологичных решений, роботизацию и автоматизацию, а непрерывность бизнес-процессов и экономическая эффективность вышли на первый план даже для микробизнеса. Это, собственно, и есть основные преимущества, которые изначально заложены в аутсорсинг: технологично, удаленно, выгодно. Как итог – качественный и непрерывный сервис, работающий эффективно в любых условиях.

Еще один пример эффективности аутсорсинга для бизнеса – обслуживание быстро растущих в кризис компаний. Если предприниматель столкнулся с резким подъемом спроса на свои услуги или товары, то неминуемо он должен будет решать и задачи, связанные с увеличением нагрузки на внутренние процессы. В таких ситуациях аутсорсинг всегда придет на помощь и поддержит рост и развитие бизнеса клиента, так как имеет заранее большее ресурсы, чем мог бы позволить себе предприниматель. Меняться к лучшему никогда не поздно. Сейчас самое время задуматься насколько эффективно у вас организован бизнес. 

Что стоит отдавать на аутсорсинг, а что нет!

Сейчас на рынке можно найти аутсорсинговые решения практически в любом направлении – финансы, кадры, юриспруденция, логистика, IT и многие другие. Для получения максимального эффекта от внедрения механизмов аутсорсинга каждому предпринимателю необходимо определить и разграничить внутренние процессы компании на основные и непрофильные. Непрофильные процессы нужно максимально переводить на аутсорсинг, это проверенная годами международная практика. Для каждой компании поиск оптимального решения может быть совершенно индивидуальным, но в России, например, чаще всего на аутсорсинг отдают бухгалтерию. На втором месте – IT сервисы.

Как правильно выбрать поставщика аутсорсинговых услуг.

Сегодня рынок переполнен консалтинговыми и аутсорсинговыми провайдерами, начиная от небольших региональных компаний и, заканчивая гигантами с 20+ лет опытом работы в РФ и за рубежом, а всего на рынке в нашей стране присутствует более 100000 компаний, которые предоставляют подобные услуги. Если еще добавить приходящих бухгалтеров, фрилансеров и независимых консультантов, то потеряться в этом обилии предложений и, как результат, выбрать неоптимальную или некачественную услугу, достаточно легко.

По нашему опыту, многие владельцы малого и среднего бизнеса в принципе не обращаются к провайдерам услуг, а находят фрилансеров и удаленных сотрудников. Что несет за собой большие проблемы. А все, потому что они ошибочно думают, что услуги компании им могут быть не по карману. Именно из-за подобного ошибочного предубеждения 45% российских компаний пользуются услугами приходящих бухгалтеров и юристов-фрилансеров. Несомненно, из-за этого страдает качество внутренних бизнес-процессов компаний и далеко не всегда это обходится дешевле, чем услуги профессионального аутсорсера.

Самый эффективный способ, сравнить пакет предложения, цену и конечно же изучить отзывы от реальных клиентов компании.

Форс-мажоры и непредвиденные ситуации при работе с аутсорсирами.

Никто не идеален, поэтому в первую очередь, важна четкость и прозрачность договорных отношений. Внимательно изучите договор с компанией, пропишите зоны ответственности и сроки оказания услуг. Профессиональный аутсорсер берет на себя финансовую ответственность за штрафы от фискальных органов.

Если профессиональная деятельность компании застрахована, то оплатить материальный ущерб не составит труда. Если же ошибается штатный бухгалтер, то затраты несет Ваша компания.

Обратите внимание, что большинство крупных игроков рынка аутсорсинга внедряют систему контроля и управления качеством предоставляемых услуг.

И, наконец, основной ресурс сервисной компании – это люди. Аутсорсер постоянно инвестирует в ключевых сотрудников, повышает их квалификацию для соответствия требованиям рынка. Убедитесь, что сотрудники аутсорсинговой компании обладают достаточным опытом для работы именно на вашем проекте, познакомьтесь с командой лично до заключения договорных отношений. Поэтому ошибаются все, но за ошибки своих сотрудников вы платите из своего кармана, а за ошибки аутсорсинга платит компания провайдера.

Аутсорсинг бизнес-процессов в числе наиболее перспективных ниш российской экономики. Я как руководитель одной из крупных аутсорсинговых компаний в Екатеринбурге уверен, что он будет активно развиваться вне зависимости от сроков окончания пандемии. По опыту могу лишь сказать, оценив достоинства аутсорсинга хотя-бы раз, компании просто не захотят возвращаться к своему прошлому, во многом, устаревшему опыту.